Die häufigsten Arten von internen Buchhaltungskontrollen

Die Buchhaltung ist eine Kernfunktion in jedem Unternehmen. Unternehmen brauchen Buchhalter, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, die finanzielle Leistung zu bewerten, Budgets und Finanzprognosen zu erstellen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Qualifizierte Buchhalter liefern aktuelle Finanzinformationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.

Leider wird das Wort „Buchhaltung“ oft mit dem Wort „Skandal“ in Verbindung gebracht, vor allem angesichts von Beispielen wie Enron, WorldCom, Tyco, Hertz, Lehman Brothers und Bernie Madoff.

Bei den meisten dieser Skandale ging es um Buchhaltungsbetrug, bei dem ein oder mehrere Täter:

  • Betrügerische Finanzdokumente erstellt haben;
  • die Gewinne aufgebläht haben;
  • uneinbringliche Forderungen oder Ausgaben versteckten;
  • Manipulierte Gehaltsabrechnungen;
  • Steuerverbindlichkeiten falsch angegeben haben;
  • Einreichen falscher Versicherungsansprüche oder Bankanträge.

Die Täter waren in der Lage, Betrug zu begehen, weil es der Opferorganisation an starken internen Buchhaltungskontrollen mangelte. Ohne solide interne Kontrollen können die Täter Dokumente und Daten manipulieren, die Leistung des Unternehmens falsch darstellen und regelrechten Betrug begehen.

Nach Angaben der International Federation of Accountants (IFAC) hat die COVID-19-Pandemie das Risiko von Betrug und unsachgemäßer Finanzberichterstattung erhöht, da die Mitarbeiter nun vermehrt aus der Ferne arbeiten; wenn sie vom Hauptbüro getrennt sind, können interne Kontrollen leichter umgangen werden. Und in verzweifelten Zeiten wie einer Pandemie können Menschen unter Druck gesetzt werden, Finanzberichte und Offenlegungen zu manipulieren.

Keine Organisation ist gegen solche Skandale gefeit. Dennoch können die Risiken für Banken, Privatunternehmen und öffentliche Körperschaften durch solide Rechnungslegungskontrollen gemindert werden.

Was sind Rechnungslegungskontrollen?

Nach mehreren milliardenschweren Bilanzskandalen Anfang der 2000er Jahre erließ der amerikanische Gesetzgeber den Sarbanes-Oxley Act (SOX). SOX und seine verschiedenen Abschnitte sollen die Anleger schützen, indem sie von den Unternehmen verlangen, dass sie genaue und zuverlässige Unternehmensabschlüsse erstellen.

Abschnitt 404 des Gesetzes schreibt vor, dass börsennotierte Unternehmen verschiedene Arten von internen Rechnungslegungskontrollen einrichten müssen. Außerdem werden Führungskräfte persönlich dafür verantwortlich gemacht, die Wirksamkeit dieser Kontrollen zu gewährleisten.

Interne Rechnungslegungskontrollen gehört zu Weiterbildung Controlling und sind die verschiedenen Methoden, Mechanismen und Verfahren, die Firmen einsetzen, um die Gültigkeit und Richtigkeit ihrer Abschlüsse zu gewährleisten. Diese internen Kontrollen werden von der Geschäftsleitung und dem Vorstand des Unternehmens eingeführt, gepflegt und überwacht.

Unternehmen können je nach ihrer spezifischen Tätigkeit unterschiedliche interne Rechnungslegungskontrollen haben, aber alle internen Kontrollen können in drei grundlegende Kategorien eingeteilt werden: aufdeckende, vorbeugende und korrigierende.
Aufdeckende interne Rechnungslegungskontrollen

Aufdeckende Kontrollen weisen auf Probleme oder Fehler im Rechnungslegungsprozess hin. Sie ermöglichen es Unternehmen, Fehler in der Finanzberichterstattung aufzudecken, die Probleme zu korrigieren und die rechtlichen, regulatorischen oder rufschädigenden Folgen dieser Fehler zu vermeiden. Zu den üblichen aufdeckenden Kontrollen gehören:

  • Bestandszählungen und -kontrollen;
  • Interne und externe Audits;
  • Überraschende Bargeldzählungen;
  • Abstimmungen.
  • Vorbeugende interne Rechnungslegungskontrollen

Wie der Name schon sagt, zielen präventive Buchhaltungskontrollen darauf ab, Fehler und Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung von vornherein zu vermeiden. Sie tragen dazu bei, die buchhalterische Genauigkeit zu verbessern, Betrug durch Mitarbeiter zu verhindern und Buchhaltungsprobleme zu vermeiden, die sich auf den Betrieb der Organisation auswirken könnten.

Zu den üblichen Präventivkontrollen gehören:

  • Trennung der Aufgaben;
  • Kontrollierter Zugriff auf das Buchhaltungs- und Finanzberichtssystem;
  • Doppelte Buchführung;
  • Begrenzung der Beteiligung des Managements an der Erstellung des Jahresabschlusses;
  • Überprüfung der Ausgaben;
  • Beschränkung des physischen Zugangs zu Bargeld, Ausrüstung, Inventar und anderen Vermögenswerten.
  • Gründliche Dokumentation und Autorisierungsregeln (z. B. Rechnungen) gelten ebenfalls als präventive Kontrollen.
  • Korrigierende interne Rechnungslegungskontrollen

Korrigierende interne Kontrollen treten in Kraft, wenn detektivische Kontrollen ein Problem im Buchhaltungsprozess aufdecken. Sie dienen dazu, Fehler zu korrigieren und zu verhindern, dass sie weitere Probleme verursachen.

Zu den üblichen Korrekturkontrollen gehören:

  • Physische Prüfungen von Vermögenswerten und Inventar;
  • Anpassungen oder Berichtigungsbuchungen im Buchhaltungssystem;
  • Überprüfung des Hauptbuchs.

Warum sind interne Kontrollen im Rechnungswesen so wichtig?

Deloitte erklärt: „Auch wenn die Fristen für die Berichterstattung verkürzt werden können, bleibt das Management dafür verantwortlich, Investoren, Aufsichtsbehörden und anderen Interessengruppen relevante und rechtzeitige Informationen über die betriebliche und finanzielle Leistung zu liefern. Folglich sind interne Kontrollen von entscheidender Bedeutung, um Vertrauen in eine zuverlässige Finanzberichterstattung und Offenlegung zu schaffen“.

Mit anderen Worten: Interne Kontrollen sind notwendig, weil sonst niemand weiß, ob die Zahlen stimmen.

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